FUNGSI ADM PERKANTORAN

1.      Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. 

a)     Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang embutuhkan pikiran minimal mencakup pengarsipan, penggandaan, dan lain-lain. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.

b)     Fungsi Teknis, yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti familiaritas dengan beberapa software. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen TI suatu organisasi.

c)      Fungsi Analsis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan. Fungsi ini biuasanya dilakukan oleh seorang asisten pemimpin / manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh atasannya;

d)     Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan kegiatan. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi pemimpin-manajer suatu organisasi.

e)      Fungsi Leader-Manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, staffing, dan mengevaluasi kinerja pegawai – karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat pemimpin-manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi suatu organisasi.

2.      Penataan lingkungan perkantoran  dalam pecapaian tujuan merupakan kegiatan yang sangat penting dilingkungan pekerjaan karana dalam hal ini lingkungan atau situasi kantor dapat mempengaruhi  kinerja seseorang dalam ruangan tersebut sehingga dengan lingkungan yang bersih dan dengan lingkungan tertata dapat memunculkan ide-ide kreativitas baru dan motivasi pekerjaan yang tinggi sehingga dapat mencapai tujuan yang diinginkan

3.      Fungsi Komunikasi:

Menurut Scott dan Mitchell (1976), komunikasi mempunyai empat fungsi penting:

                        Tujuan komunikasi dalam sebuah organisasi sangat memberikan banyak manfaat secara langsung yaitu memudahkan para anggota bekerja dari instruksi-instruksi yang diberikan dari atasan dan untuk mengurangi kesalahpahaman yang biasa terjadi dan memang sudah melekat pada suatu organisasi.

8 manfaat komunikasi yang efektif menurut Quible (2001) yaitu :
a. Pemecahan masalah yang lebih cepat
b. Keputusan yang lebih kuat
c. Mengingatkan produkstivitas
d. Arus kerja yang lebih kuat
e. Materi promosi yang lebih jelas
f. Meningkatkan citra pofessional
g. Meningkatkan tanggapan stakeholders

4.      Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama yang dilakukan oleh dua manusia atau lebih yang berdasaarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang kita inginkan. Dengan disimpulkan  bahwa administrasi adalah suatu proses kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapaitujuan tertentu.

5.      Karena warna atau cat dalam ruangan kantor dapat mempengaruhi situasi pekerjaan seseorang didalam lingkungan pekerjaannya didalam kantor tersebut sehingga dapat mningkatkan motivasi, kreativitas ataupun kinerja  dalam pekerjaan dari pegaiwai kantor tersebut karena dengan adanya variasi seperti cat atau warna tersebut dapat memberikan indetitas perusahaan dimata perusahaan lain

6.      Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan; Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya :

Langkahnya  1. Dengan menyususunya dengan rapi agar muda di cari jika dibutuhkan .2 simpan ditempat yang aman 3. Bersihkan setiap kali agar tidak dimakan rayap  4. Selalu di cek keberadaannya dan keadaanya.
kekuranganya Arsip Konvensional : - Jumlah arsip selalu bertambah,  - Investasi media penyimpanan- Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas- Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja - Kertas mudah rusak- Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.

7.      Bagian-bagian Surat

            Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut :

surat yang lengkap terdiri dari empat belas bagian, yaitu :

1.   Kepala surat

.  Tanggal surat

3.  Nomor surat

4.  Lampiran

5.  Perihal/hal

6.  Alamat dalam/alamat tujuan

7.  Salam pembuka

8.  Isi surat, isi surat terdiri dari :

a. kalimat pembuka      

 b.  Isi surat yang sebenarnya  

 d.  kalimat penutup

9.  Salam penutup

10.  Nama organisasi

11.  Tanda tangan dan nama jelas

12.  Jabatan

13.  Lampiran

14. Inisial

8.      Menurut Stevenson (2005), beberpa teknik pengukuran kinerja yang dapat digunakan perusahaan antara lain:

a.       Laporan produksi, teknik ini sederhana dan cepat dalam menentuka jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.

b.      Work sampling, metode ini menurut Stevenson (2005) adalah teknik untuk mengestimasikan proposi waktu yang dibutuhkan oleh pegawai dalam menyelesaikan tugasnya. Dengan menggunakan data statistik, teknik ini memerlukan pengamatan acak untuk menentukan jumlah waktu yang digunakan oleh tiap tugas yang terdapat di kantor.

c.       Time study, teknik ini digunakan untuk mengembangkan standar waktu pekerjaan berdasarkan pengamatan terhadap seorang pegawai dan diaplikasikan terhadap semua pegawai yang ada.

Teknik ini mempunyai beberapa langka dasar (Krajewski, 2005), antara lain:

·   Mendefinisiskan tugas yang akan dipelajari dan menginformasikan siapa yang akan menjadi objek penelitian

·   Menjelaskan jumlah pekerjaan yang akan dipelajari

·   Menghitung waktu penyelesaian pekerjaan dan memeberikan ranking terhadap kinerja pekerja

·   Menghitung standar waktu yang akan diterapkan

d.      Pengamatan micromotion, pengamatan micromotion adalah satu-satunya yang menggunakan pencatatan visual 9antara gambar dan vidiotape) atas proses kerja yang dianalisis dengan harapan ketidakefisienandalam melakukan kerja maupun prosedur kerja dapat lebih disederhanakan.

e.       Standar waktu yang diperkirakan, teknik ini adalah satu-satunnya teknik yang menggunakan data yang diambil dari sumber luar dan pertama kali dikembangkan oleh Methods Engineering Council pada dekade 1940-an berupa methods-tine measurement (MTM) . Saat menggunakan metode ini, analisis menggunakan langkah berikut:

·   Proses kerja dibagi ke dalam tahapan berdurasi menit

·   Tiap tahapan dianalisis termasuk gerakan yang dilakukan pegawai dalam aktivitas tersebut

·     Untuk menentukan standar yang sesuai, tiap gerakan dari aktivitas dibandingkan dengan data standar waktu yang telah diperkirakan sebelumnya. Langkah ini perlu diulangi untuk setiap tahapan

·   Standar untuk keseluruhan proses didapatkan dengan menambahkan standar waktu bagi setiap gerakan

9.      Rekrutmen Pegawai merupakan suatu proses atau tindakan yang dilakukan oleh organisasi untuk mendapatkan tambahan pegawai melalui beberapa tahapan mencakup identifikasi dan evaluasi sumber-sumber penarikan tenaga kerja, menentukan kebutuhan tenaga kerja, proses seleksi, penempatan, dan orientasi tenaga kerja. Rekrutmen merupakan upaya pencarian dan perolehan sejumlah kandidat karyawan yang qualified sehingga memungkinkan perusahaan dapat menseleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan.

Pengorganisasian pegawai maksudnya adalah mengelompokan para pegawai dalam pembagian pekerjaan sesuai dengan skill atau kemampuan  yang dimiliki agar tujuan dalam organisasi dapat tercapai.

Transper pegawai berarti pemindahan pegawai dari satu posisi ke posisi lain, tetapi tidak menambah beban  kerja, tanggung jawab. keahlian, dan balas jasa. Para pekerja kadang-kadan^g harus dimutasi sedemikian rupa agar tidak bosan pada tempat yang sama selama-lamanya. Terutama pegawai yang sudah tua, dan lama bekerja di tempat berat, dipindahkan ke tempat yang lebih ringan,atau dari tempat resiko tinggi ke tempat dengan resiko rendah. Atau pegawai yang kurang memperlihatkan mum kerja harus dipindahkan ke bagian lain dalam suatu perusahaan

Mutasi  pegawai adalah usaha menempatkan pegawai pada pekerjaan dan jabatan yang sesuai mutasi dan promosi dengan kecakapan dan kemampuannya..

10.  Gangguan dalam berkomunikasi :

1. Physical noise yakni gangguan ada, terdapat kondisi sekitar kita yang secara fisik terdengar, terlihat, ataupun teraba yang mengganggu kita untuk menyampaikan pesan kita.
2. Physiological noise yakni merupakan gangguan yang berasal dari dalam diri yang natural (tidak bisa diubah)    ex: orang cadel, tunanetra, dan tunarungu, tentunya kekurangan mereka tersebut dapat menjadi noise pada saat mereka berkomunikasi dengan orang lain.
3. Psychological noise yakni gangguan komunikasi yang disebabkan oleh emosi
= ex: orang yang menceritakan masalahnya sambil menangis tersedu-sedu karena sangat sedih, tentunya tidak dapat menyampaikan pesan yang dimaksud dengan jelas dan langsung.
4. Semantic noise yakni gangguan yang disebabkan oleh perbedaan bahasa, atau kendala arti
= ex: orang yang berasal dari luar Indonesia tentunya akan mengalami kesulitan dalam menyampaikan pesan saat mereka berada di Indonesia karena tidak mengerti dan tidak dapat berbicara dengan bahasa Indonesia.
5. Intellectual noise: yakni merupakan gangguan karena keterbatasan pengetahuan. atau dapat dikatakan adanya perbedaan dan keterbatasan pengetahuan di antara para aktor komunikasi.
= ex: bila seseorang yang berasal dari desa diajak bicara oleh orang yang hidup di kota mengenai perkembangan teknologi, tentunya orang yang berasal dari desa tersebut tidak dapat memahami apa yang disampaikan olej orang yang bersal dari kota tersebut.

Dalam proses komunikasi, setidaknya dikenal tiga macam gangguan yang terdapat dalam pengiriman pesan, yakni :

1)     Gangguan fisik merupakan gangguan yang disebabkan oleh adanya suara atau kebisingan lain di sekitar tempat pengiriman pesan, seperti adanya desingan suara mobil atau radio.

2)     Gangguan psikologis merupakan gangguan yang disebabkan karena sudah adanya pemikiran lain di kepala penerima, sehingga membuat penerima seolah tidak setuju atau tidak bisa menyerap dengan baik mengenai pesan yang dikirimkan oleh sumber.

3)     Gangguan semantik merupakan gangguan yang disebabkan oleh adanya perbedaan makna yang dipahami oleh sumber dan penerima. Biasa terjadi pada istilah-istilah jargon atau rumit.

11.  Asas-asas Pokok Tata Ruang Kantor menurut, Richard Muther  adalah sebagai berikut:
1. Asas Jarak Terpendek:
Merupakan jarak terpendek antara 2 titik dalam garis lurus.
2. asas Rangkaian Kerja:
Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.
3. Asas Penggunaan Segenap Ruang:
Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal ke atas maupun ke bawah
4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja:
Apabila diperlukan dapat diubah dengan mudah, misalnya tata ruang kantor terpaksa diubah, karena:
a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor b. Penemuan teknologi baru, dan lain-lain. 

12.  Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.

13.  Arsip sangat berbeda dengan dokumen yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yang berbeda dengan dokumen  diantaranya adalah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle oforiginal order).Menurut Ig. Wursanto yang mengutip Trimo dalam Pengantar Ilmu Dokumentasi menjelaskan definisi dokumentasi, antara lain sebagai berikut: Dokumentasi tidak lain adalah sekumpulan catatan, baik dalam bentuk tulisan maupun cetakan, serta rekaman tentang peristiwa-peristiwa yang terjadi, pengalaman-pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan-penemuan, maupun spesifikasi-spesifikasi hasil-hasil karya yang terbaru di bidang tertentu yang dilakukan secara amat selektif untuk dimanfaatkan sewaktu-waktu sebagai bahan mentah dalam proses penetapan langkah-langkah berikutnya. Dokumetasi merupakan sejumlah bahan-bahan bukti yang terekam/tercatat dan memperlihatkan karakteristik-karakteristik sebagian atau seluruh sistem manajemen, termasuk di dalamnya seluruh berkas bahan bukti tentang pilihan-pilihan ataupun keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya selama pengkajian suatu sistem (pembinaan dan pengembangan sistem informasi manajemen).

Sumber Bacaan : Badri Munir Sukoco, 2002, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga, h. 4.

http://sugengrusmiwari.blogspot.com/2012/02/fungsi-pendukung-perkantoran.html

http://zarasafitri.blogspot.com/2009_10_01_archive.html

Read More